Die Bühne steht, das Line-up ist fix, die Tickets verkaufen sich — und dann merkt jemand drei Wochen vorher, dass noch niemand Security gebucht hat. Kommt öfter vor, als man denkt. Diese Checkliste soll genau das verhindern.
Wie viele Security-Kräfte, Auf-/Abbau-Helfer:innen, Catering- und Reinigungspersonal braucht ihr — und für welchen Zeitraum genau? Eine Faustregel, die sich in der Praxis bewährt hat: Auf-/Abbau-Crew wird oft schon Tage vor und nach dem eigentlichen Festival gebraucht, während Security und Catering meist nur an den Veranstaltungstagen selbst anfallen. Wer das durcheinanderbringt, bucht entweder zu viel oder zu wenig Personal für die falschen Tage.
Klingt banal, ist es aber nicht: Je präziser die Rollen und Stückzahlen definiert sind, desto passgenauer — und günstiger — können Dienstleistungsfirmen euch anbieten. Vage Anfragen bekommen vage, meist zu hohe Angebote.
Der klassische Fehler: eine Firma anrufen, ein Angebot bekommen, zuschlagen — ohne zu wissen, ob das überhaupt ein guter Preis war. Über CrewCall Festivals schreibt ihr euren Bedarf einmal aus — öffentlich für alle passenden Firmen oder gezielt an von euch ausgewählte Firmen gerichtet — und bekommt mehrere Angebote zum Vergleichen, statt euch mit dem ersten zufriedenzugeben.
Der günstigste Anbieter ist selten automatisch der beste. Fragt nach Erfahrung mit vergleichbaren Veranstaltungsgrößen, schaut euch Bewertungen früherer Auftraggeber an, und klärt, ob die Firma kurzfristig noch Kapazitäten hat, falls sich euer Bedarf in letzter Minute doch noch ändert — und das passiert bei Festivals fast immer.
Sobald ihr euch entschieden habt, sollte die weitere Abstimmung — Anreise, genaue Einsatzzeiten, Ansprechpartner vor Ort — an einer Stelle laufen, nicht verstreut über E-Mail, Telefon und private Chats, wo drei Tage vor dem Festival garantiert etwas untergeht. Nach dem Festival lohnt sich außerdem eine kurze Bewertung der Zusammenarbeit: Sie hilft euch selbst bei der nächsten Buchung und anderen Veranstaltern bei ihrer Auswahl.
Jetzt Personalbedarf ausschreiben →
Die beste Zeit, mit der Personalplanung anzufangen, war vor drei Monaten. Die zweitbeste ist jetzt.